由于灾害管理所需的信息不完备，给预防、应急、恢复与重建等灾害管理带来困难。整理必要的灾害管理信息，并能经常更新信息实现数据库化，达到将自治体建立的行政数据库用来灾害管理的目的。
一、灾害管理中数据的重要性
自治体的灾害管理，是指包括从灾害预防直至应急恢复与重建在内采取的灾害对策，在日本一般总称为"防灾对策"。
这些项目都在自治体的地区防灾计划内，该计划规定了灾害管理的各个项目以及在不同时候应做的工作，基于这些规定，负责防灾的部门汇总灾害发生前的灾害预防对策，并由各事务部门去实施，发生灾害时，由灾害对策本部实施应急对策，在灾后恢复和重建过程中以灾害对策本部或重建本部等各中心，通过事务部门分别加以实施。通过阪神大震灾已清楚认识到，信息收集的迟缓并由此造成的判断迟缓是上述一系列灾害管理中存在的主要问题。
无论灾害预防、应急、恢复和重建的哪个阶段，信息对灾害对策实施策略的决定和实行都是必要的。这些信息的数量和质量都是庞大的，而且随着时间的推移许多信息还会发生变化。以前这些信息由负责防灾的部门分别收集并作为判断的资料，所以各个部门是按照不同需要个别收集的，很难说这种方式是恰当地充分利用了最新的资料进行判断。而且，正如阪神大震灾所表明的那样，不得不认为现在的方式显然不是完善的灾害发生时的信息收集策略。信息收集的迟缓给紧急对策带来了迟缓。
为了解决这样的课题，必须充分利用目前已成为当然工具的计算机和各种媒体，并更加积极地将从视角上也能容易对庞大数据及其结果迅速处理的以GIS为中心的系统吸收到灾害管理中来。
二、灾害管理信息的整理
可以想像在灾害管理的3种局势，即预防、应急、恢复和重建中需要的信息会是极为多种多样的。然而通过事前整理是能够得到预防、应急、恢复和重建各种局面下出现的各种信息的。
譬如，从建筑物来看，灾害预测、抗震诊断和抗震加固、应急对策、应急危险度判定、受灾建筑的恢复等种种灾害管理项目会反复出现。整理这些项目必要的有关建筑物的信息，从利用频率高的信息到特殊信息分门别类整理清楚，在此基础上再整理成基本信息、特定信息的形式，就能在各种灾害管理局面下通用了。
而且，在需要的时候再紧急收集这些信息是困难的，通过事前整理，并赋予基本信息、特定信息的先后顺序，就能获得数据。将与建筑有关尚未形成数据库且在灾害管理中使用频率高的数据信息，定位为自治体信息管理系统中必要和重要的信息，并纳入城市计划基础调查项目中，定期建立数据库，也可能是经常获得最新信息的方法。
表1（见最后）列出了上述灾害预测、抗震诊断和抗震加固、应急对策、应急危险度判定、受灾建筑恢复等所需要的有关建筑物的信息。而且还列出了哪个项目需要哪些信息，以及这些信息是否从平时就要收集并建成数据库。
据此可知，灾害管理项目所需要的信息既有通用的，也有不通用的。而且，这些信息有的是从平时进行收集，还没有成为现有数据库的信息。这些信息尽管是自治体灾害管理需要的信息，但因为尚未通过种种灾害管理的整理，因此即使在必要状况下也经常未必能获得必要的信息。也就是说，事先将需要的信息优先进行整理，为此收集这些信息，制定为此目的的方针策略是很重要的。必须确定这些信息的标准，以便在任何自治体都能获得这些信息。
三、灾害管理系统的基本系统标准化
想要如上述那样地通过灾害管理必要信息的整理，得到灾害管理各个阶段的必要信息，还存在由于使用这些信息的系统独立性能强，不能共同利用好不容易收集起来的信息的问题。
在使用计算机的灾害管理系统中，如果各个信息处理系统是完全各异的，则信息处理是困难的。譬如，地理信息系统中的坐标系问题就是其中之一。从共享自治体的数据及系统的通用性看，灾害管理系统中的基本系统最好实现标准化。
四、实现各种行政数据库共享的障碍
实际上地方自治体已建立了多种行政数据库。这些数据库对原建立目的以外的应用有很大限制。另一方面，由于灾害必定是全方位的，所以灾害管理需要很多信息，为此，已经建立好的各种数据库包含有先进的必要信息。但是目前的现状是，出于将这些数据库应用于灾害管理有违于其本来目的，其应用受到明显限制。自治体灾害管理所需信息是确保市民安全的必要信息，从灾害管理方面看，不仅灾害管理部门独立建立是困难的，而且是重复和浪费。
从自治体的综合观点看，必须有力地推动将自治体原有的，包括灾害管理必要信息的数据库与应用该数据库灾害管理系统衔接起来。
表1 灾害管理中使用的有关建筑物的信息
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信 息 项 目
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灾害预测
——倒塌
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灾害预测
——火灾
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抗震
诊断
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应急危险
度判定
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瓦砾
处理
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城市规划
基础调查
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课税
总帐
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建筑物名称
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所在地
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产权管理者姓名
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产权管理者电话
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结构（木、防火、RC、SRC、S.LGS）
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结构（混凝土块、砖瓦）
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用途
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层数
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建筑年份
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屋顶
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建筑面积
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占地面积
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建筑占地面积系数
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构造（传统、木框架构造、预制）
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外部装饰
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危险物品
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基础（支持、磨擦、直接）
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宅地地基（平坦、倾斜、山坡上）
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有无设计图
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地区内建筑物栋数
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地区内的空地率
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